Préambule

La Commune d’Epinay-Sur-Seine (ci-après la « Commune ») est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant.

Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD »[1], organise le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

C’est dans ce cadre que la Commune souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

À travers cette politique, la Commune souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.

Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Commune en détaillant chacun d’entre eux.

[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)

Délégué à la protection des données

Le Délégué à la protection des données de la Commune est le cabinet Wiseorga.

Il peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@epinay-sur-seine.fr

Bases juridiques et objectifs de nos traitements de données

Les traitements qui poursuivent les objectifs suivants sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Commune, notamment :

• la gestion des projets d’accueil individualisés (PAI) ;
• la gestion du permis de louer ;
• la gestion de la comptabilité et de la fiscalité de la Commune ;
• la gestion de l’établissement, la conservation, la mise à jour et la délivrance des actes de l’état civil ;
• la gestion des listes électorales ;
• la gestion des demandes de titres d’identité ;
• la gestion du recensement de la population ;
• la gestion des demandes de regroupement familial ;
• la gestion du conseil municipal et des assemblées ;
• la gestion des actes administratifs,
• la gestion des archives.

Les traitements qui poursuivent les objectifs suivants sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Commune, notamment :

• la gestion des demandes d’autorisation d’urbanisme ;
• la gestion des déclarations d’intention d’aliéner ;
• la gestion des enquêtes publiques ;
• la gestion des subventions ;
• la gestion de l’école municipale des sports ;
• la gestion de la mise à disposition d’équipements sportifs ;
• la gestion des espaces jeunesse ;
• la gestion des aides à l’emploi
• la gestion du conseil municipal des Jeunes ;
• la gestion des actions de prévention et de promotion de la santé ;
• la gestion de la domiciliation postale des associations ;
• la gestion des cimetières ;
• la gestion des inscriptions scolaires et périscolaires ;
• la gestion des projets, des actions de sensibilisation et de prévention ;
• la gestion des jardins familiaux ;
• la gestion des espaces verts ;
• la gestion des marchés publics ;
• la gestion de la communication institutionnelle ;
• la gestion de l’accompagnement à l’implantation des commerçants sur le territoire de la Commune ;
• la gestion de l’accompagnement à l’implantation des associations sur le territoire de la Commune ;
• la gestion de la boutique en scène ;
• la gestion du marché alimentaire ;
• la gestion des centres de loisirs ;
• la gestion des séjours et des classes découvertes ;
• la gestion des relations internationales ;
• la gestion du Portail Famille ;
• la gestion de la promotion du patrimoine et du tourisme ;
• la gestion des instances participatives ;
• la gestion du suivi pour la prévention de la délinquance ;
• la gestion de la Maison de Justice et du Droit ;
• la gestion des signalements d’incivilités par les bailleurs ;
• la gestion des dispositifs d’initiatives citoyennes et de budgets participatifs
• la gestion des instructions des demandes de logement ;
• la gestion des autorisations des débits de boissons alcoolisées, des buvettes et des fermetures tardives ;
• la gestion des autorisations des débits de boissons alcoolisées temporaires ;
• la gestion du patrimoine de la Commune ;
• la gestion des affaires culturelles ;
• la gestion des demandes des usagers ;
• la gestion de la petite enfance ;
• la gestion des signalements d’habitats indignes ;
• la gestion de l’accompagnement des copropriétés en péril.

Les traitements qui poursuivent les objectifs suivants sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée :

• la gestion du recrutement ;
• la gestion de la billetterie
• la gestion de la mise à disposition de salles pour les usagers ;

Enfin, certains de nos traitements sont fondés sur l’intérêt légitime. Cela est ainsi le cas pour les traitements suivants :

• la gestion des relations avec les partenaires et fournisseurs de la Commune reposant sur l’intérêt légitime de la Commune de collaborer avec ces acteurs et d’assurer la bonne mise en œuvre de ses projets et missions ;
• la gestion des cérémonies, manifestations et des évènements reposant sur l’intérêt légitime de la Commune d’organiser et d’assurer le bon déroulement de ces événements et de promouvoir la vie locale ;
• la gestion des contacts de la Commune reposant sur l’intérêt légitime de la Commune de centraliser, organiser et traiter les informations nécessaires pour assurer la communication, l’information et le suivi des échanges avec l’ensemble des usagers ou entités en relation avec la Commune afin de faciliter le bon fonctionnement de ses services et missions ;
• la gestion des courriers reposant sur l’intérêt légitime de la Commune d’assurer le fonctionnement de ses services et de prendre en charge les courriers qu’elle reçoit ;
• la gestion des contentieux et précontentieux reposant sur l’intérêt légitime de la Commune de défendre ses intérêts ;
• la gestion du site internet de la Commune reposant sur l’intérêt légitime de la Commune d’améliorer les services qu’elle propose de manière dématérialisée ;
• la gestion des réseaux sociaux de la Commune reposant sur l’intérêt légitime de la Commune de communiquer avec les usagers et de diffuser des informations en lien avec les actualités de la ville.

Minimisation des données

La Commune veille à ce que les données personnelles collectées soient pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est strictement nécessaire. Elle s’assure également que ces informations demeurent exactes et régulièrement mises à jour.

En outre, la Commune met en place les mesures appropriées afin de garantir la rectification ou la suppression des données inexactes ou obsolètes.

Destinataires de vos données

Les données personnelles que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Sont destinataires de vos données les catégories de personnes suivantes :

• les membres du personnel habilités de la Commune ;
• nos éventuels sous-traitants ;
• les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.

Si vous souhaitez plus de précisions sur les destinataires de vos données dans le cadre d’un traitement en particulier, vous pouvez vous adresser au Délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@epinay-sur-seine.fr

Transferts de vos données

La Commune ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, un transfert nécessaire à l’exécution d’un contrat entre vous et la Commune ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc..).

Si la Commune devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne, ce dont elle vous informerait préalablement.

Durées de conservation de vos données

La Commune fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des objectifs pour lesquels elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux objectifs pour lesquelles elles ont été collectées.

Il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs objectifs, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

Sécurité de vos données

La Commune accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Commune s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

La Commune met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, la Commune est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

Sous-traitance

Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la Commune ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

Les droits qui vous sont reconnus

La Commune est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

1. Votre droit d’accès

À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les objectifs du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

2. Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

3. Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Commune ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

4. Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander de geler temporairement (limiter) l’utilisation de vos données personnelles dans les cas prévus par la réglementation et en particulier lorsque :

• vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (dans un tel cas, la limitation pourra être mise en place pendant une durée permettant à la Commune de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel) ;
• le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
• la Commune n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• vous vous opposez au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par la Commune prévalent sur les vôtres.

Si vous exercez votre droit à la limitation dans le cadre d’une des situations visées ci-dessus, la Commune ne pourra plus traiter les données à caractère personnel, sauf :

• si vous avez donné votre consentement ;
• pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
• pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

5. Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Commune (cf. article 3 ci-dessus : « Bases juridiques et objectifs de nos traitements de données »).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

6. Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Commune.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

7. Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

8. Votre droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (Commission nationale informatique et libertés, 3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

9. Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

10. Les modalités d’exercice de vos droits

Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent :

• à l’adresse émail suivante : dpo@epinay-sur-seine.fr

Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur cette page de notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

Mis à jour le : 13 octobre 2025