Assistant(e) au cabinet du Maire

Missions

Assurer le secrétariat du Cabinet du Maire :

• Organiser l’agenda du Maire en fonction des priorités (rendez-vous et déplacements)
• Assurer la gestion du secrétariat et centraliser les tâches
• Gérer les fichiers relatifs aux rendez-vous et réunions montés par le Cabinet
• Préparer les dossiers à la demande du Maire ou de la Directrice de Cabinet
• Assurer la gestion des congés de l’équipe du Cabinet en lien avec la Directrice de Cabinet
• Assurer les demandes du Maire et la Directrice de Cabinet

Suivre les demandes de rendez-vous des administrés et des agents :

• Filtrer et centraliser les demandes reçues par le biais de l’accueil de la Mairie
• Préparer les permanences des administrés et des agents, après avoir fait un point préalable avec les services concernés
• A la suite des rendez-vous, relayer les instructions données par le Maire vers les personnes compétentes en assurant un suivi des demandes
• Gérer les courriers et les mails via le site internet de la Ville, gérer les arrêtés d’hospitalisation provisoire et vérifier les parapheurs à la signature du Maire

Assurer le suivi des demandes de rendez-vous traitées directement par les services :

• Inscrire toutes les demandes dans un tableau retraçant leur suivi et les actions menées par les services municipaux : archiver les échanges de mails

Assurer le suivi des permanences téléphoniques du Maire : (1 lundi soir sur 2 jusqu’à 20h)

• Filtrer et transmettre les messages et assurer le suivi des instructions données par le Maire auprès des services concernés

Informer les participants aux séjours organisés par la Ville : classe de mer, de neige, séjours jeunesse senior 

• Rédiger et envoyer des cartons séjours ou courriers aux participants

Profil

• BAC minimum
• Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives

• Aisance rédactionnelle
• Maîtrise parfaite de l’outil informatique et des logiciels
• Sens du service public, discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation et des priorités, rigueur
• Solide sens de la communication
• Très bonne aisance relationnelle
• Polyvalence

 

Afin de continuer à développer l’accès à nos métiers aux femmes comme aux hommes, toutes les candidatures, qu’elles soient féminines ou masculines sont les bienvenues.

 

CANDIDATEZ

Pour candidater à cette offre d’emploi, complétez le formulaire ci-dessous ou adressez votre demande par courrier papier à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
1-3, rue Quetigny
93806 Épinay-sur-Seine.