Assistant.e de direction au Cabinet du Maire (F/H)

Au sein du Cabinet du Maire, vous apportez une aide permanente à M. le Maire et à la Directrice de Cabinet en termes d’organisation, de gestion des agendas et de suivi des demandes.

Missions

Secrétariat du Cabinet du Maire 

  • Organiser l’agenda du Maire en fonction des priorités (rendez-vous et déplacements)
  • Assurer la gestion du secrétariat et centraliser les tâches
  • Gérer les fichiers relatifs aux rendez-vous et réunions montés par le Cabinet
  • Préparer les dossiers à la demande du Maire ou de la Directrice de Cabinet
  • Tenir à jour le fichier EUDONET et rédiger des notes
  • Assurer la gestion des congés de l’équipe du Cabinet en lien avec la Directrice de Cabinet

Les demandes de rendez-vous des administrés et des agents

  • Filtrer et centraliser les demandes reçues par le biais de l’accueil de la Mairie
  • Préparer les permanences des administrés et des agents, après avoir fait un point préalable avec les services concernés
  • A la suite des rendez-vous, relayer les instructions données par le Maire vers les personnes compétentes en assurant un suivi des demandes
  • Gérer les courriers et les mails via le site internet de la Ville, gérer les arrêtés d’hospitalisation provisoire et vérifier les parapheurs à la signature du Maire

Les demandes de rendez-vous traitées directement par les services

  • Inscrire toutes les demandes dans un tableau retraçant leur suivi et les actions menées par les services municipaux : archiver les échanges de mails

Les permanences téléphoniques du Maire (1 lundi soir sur 2)

  • Filtrer et transmettre les messages et assurer le suivi des instructions données par le Maire auprès des services concernés

Séjours organisés par la Ville : classe de mer, de neige, séjours jeunesse senior

  • Rédiger et envoyer des cartons séjours ou courriers aux participants

Profil

  • BAC minimum
  • Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
  • Aisance rédactionnelle
  • Maîtrise parfaite des logiciels et matériels bureautiques
  • Sens du service public, discrétion et confidentialité
  • Sens de l’organisation et des priorités, rigueur
  • Solide sens de la communication
  • Polyvalence

Afin de continuer à développer l’accès à nos métiers aux femmes comme aux hommes, toutes les candidatures, qu’elles soient féminines ou masculines sont les bienvenues.

CANDIDATEZ

Pour candidater à cette offre d’emploi, complétez le formulaire ci-dessous ou adressez votre demande par courrier papier à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
1-3, rue Quetigny
93806 Épinay-sur-Seine.

Candidatures

La Mairie d'Épinay-sur-Seine recrute : proposez votre candidature !
  • Types de fichiers acceptés : jpg, gif, png, pdf.
    Attention : votre fichier ne doit pas dépasser 20 Mo. Si vos fichiers sont plus lourds, envoyez-les directement à recrutement@epinay-sur-seine.fr
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